Office365 メール操作方法

1.メールシステムへのログイン方法

  1. Office365のログインページにアクセスします。
  2. ログインIDには大学のメールアドレス、パスワードにはMyPCアカウントのパスワードを入力し、「サインイン」をクリックします。
  3. ログインできましたら以下の「メール」アイコンをクリックし、メール画面を開きます。

2.メールを開く

受信トレイのメールを開く場合は、メール画面の一覧の中から該当のメールをクリックします。

【受信トレイ以外のメールを開く場合】

  1. メール画面左側の一覧から「フォルダー」をクリックします。

  2. フォルダーの下に「その他」が表示されますので、「その他」をクリックします。

  3. メール画面左側の表示が変わり、受信トレイ以外の場所にあるメールを開けるようになります。

3.メールを送る

  1. メール画面中央上部にある「新規作成」をクリックします。

  2. メール画面右側にメール作成画面が表示されますので、そこから送信するメールを作成します。

    ①宛先:メールを送る相手先のメールアドレスを記載します。
    ②CC:メールの情報を共有させたい人のメールアドレスを記載します。
    ③件名:メールの件名を記載します。
    ④本文:メールの本文を記載します。
    ⑤添付:メールに添付ファイルを付ける場合に使用します。
    ⑥アドイン:メールのアドイン機能を利用したい場合に使用します。
    ⑦破棄:作成中のメールを削除します。

  3. 作成が完了しましたら、「送信」ボタンをクリックし、メールが送信されます。

【メールにファイルを添付する時の注意】

メールにファイルを添付し、送信しようとすると以下の選択肢が表示されます。
選択肢が表示される場合は必ず「コピーとして添付」を選択して下さい。

  • もう一つの選択肢である「OneDriveファイルとしてアップロードして添付します」を選択すると送付先の相手は添付ファイルを確認できません。ご注意ください。

4.返信・転送する

  1. 該当するメールを選択して、「全員に返信」の右のをクリックします。
    ※全員に返信する場合はそのまま「全員に返信」をクリックします。

  2. メールに対するメニュー一覧が表示されるので、返信する場合は「返信」を、転送する場合は「転送」をクリックします。
    ※メニュー一覧は該当するメールを右クリックしても表示されます。

  3. 画面の右上にメールの作成画面が表示されるので、メールの返信内容を作成します。
    ※返信するメールをより細かく設定したい場合はをクリックしてメールを展開します。

  4. メールの返信内容が完成しましたら「送信」をクリックします。

5.メールを削除

  1. 削除したいメールを選択し、画面上の「削除」をクリックします。

  2. 複数のメールを削除したい場合は、削除したいメールにチェックを入れて、画面右側の削除をクリックします。

    【削除したメールを復元する場合】
    誤ってメールを削除した場合は「削除済みアイテム」の中に削除したメールの一覧が表示されますので、復元したいメールを選択して「削除済みアイテムを復元」をクリックします。
    ※削除済みアイテムのフォルダーから消去したメールについては復元できません。

6.メールの移動と振り分け

受信したメールは、最初は「受信トレイ」に保管されますが、いくつかのフォルダーを作成し、このメールをそれらに振り分けてメールを整理することができます。

  1. 自分の氏名の隣に表示される「+」をクリックして、振り分けるためのフォルダーを作成します。

  2. 振り分けしたいメールを選択後、「移動」⇒「別のフォルダーへ移動」をクリックし、移動先のフォルダーを選択します。

  3. 今後、特定のメールを自動的に別のフォルダーへ移動するようにしたい場合は「…」⇒「ルールの作成」をクリックし、「新しい受信トレイルール」の画面に切り替わったら、自分が振り分けしたい内容に設定します。

    例)特定の宛先から来たメールを作成したフォルダーに振り分ける場合

    • 「名前」は任意の名前を設定する
    • メッセージを受信し、そのメッセージが次の条件をすべて満たす場合に以下の内容を設定する。
      ・次から受信した場合:(振り分けしたいメールアドレス)
    • 「次のすべてを実行する」に以下の内容を設定する。
      ・メッセージを次のフォルダーに移動する:(作成したフォルダー)

  4. 設定が完了しましたら「OK」をクリックします。

7.署名について

メール本文の最後には署名を付けることが慣習になっています。署名をあらかじめ作成しておくことでそれを利用することができます。
※署名には、主に「名前」「所属」「メールアドレス」等を記述します。但し、自宅の住所や電話番号等の情報は悪用される可能性がありますので、署名には記述しないで下さい。

  1. メール画面右上のアイコンをクリックします。

  2. 画面右側にメニュー一覧が表示されるので、その中から「メール」を選択します。
  3. 画面左側にオプションメニューの一覧が表示されるので、「メール」⇒「レイアウト」⇒「メールの署名」をクリックします。

  4. メールの署名画面が表示されるので、以下のように設定を行います。

  5. 設定が完了しましたら「保存」をクリックします。

8.転送設定について

Office365のメールアドレス宛に来たメールを携帯のメールアドレス等、普段よく使用しているメールアドレスに転送することが可能です。 普段から見ているメールアドレスに転送する事で、重要なメールの見逃しを予防することができます。

  1. メール画面右上のアイコンをクリックします。

  2. 画面右側にメニュー一覧が表示されるので、その中から「メール」を選択します。

  3. 画面左側にオプションメニューの一覧が表示されるので、「メール」⇒「アカウント」⇒「転送」をクリックします。

  4. 転送の設定画面が表示されるので、「転送を開始する」にチェックをいれて、「メールの転送先」に転送したいメールアドレスを入力します。 「転送されたメッセージのコピーを保持する」にチェックを入れます。

  5. 設定が完了しましたら「保存」をクリックします。

9.添付ファイルの設定について

Office365でメールに「添付ファイル」を付ける場合、デフォルトの設定では自動的に選択肢が表示されるようになっております。
この選択肢を誤ると相手が添付ファイルを開くことが出来なくなるため、そのようなことが発生しないように、ファイル添付時の設定を修正します。

  1. メール画面右上のアイコンをクリックします。

  2. 画面右側にメニュー一覧が表示されるので、その中から「メール」を選択します。

  3. 画面左側にオプションメニューの一覧が表示されるので、「メール」⇒「添付ファイルオプション」⇒「添付ファイルの設定」をクリックします。

  4. 添付ファイルの設定画面が表示されるので、図のように各項目の「常にコピーとして添付する」にチェックを入れます。

  5. 設定が完了しましたら「保存」をクリックします。